Todos os processos da empresa são baseados em, ou geram, algum tipo de dados e informações.

Por exemplo, quando você emite uma Nota Fiscal de Venda de produto a um cliente, está gerando muitas outras informações úteis nesse processo:

- A pessoa que vai emitir a nota está preparada para isso? Pode haver necessidade de treinamento na atividade;

- Ocorrerá redução de seu estoque: Será preciso efetuar nova compra?

- Estará aumentando a receita atual ou futura e os saldos que podem ser em caixa, no banco ou em Contas a
Receber – provavelmente será necessário efetuar operações com esses valores;

- Se você for o responsável pela entrega, terá de se preocupar com toda a logística da venda, incluindo embalar, estocar e remeter o produto;

- A nota deverá ser lançada nos livros fiscais e impostos deverão ser apurados e pagos.


Estes são apenas alguns processos gerados, pode haver vários outros. A intenção é apenas ilustrar como uma atividade qualquer gera outras atividades, dados, documentos etc., numa cascata.

Imagine-se fazendo isso sem o auxílio do computador.

Terrível, não? E sem contar, ainda, que caso você necessite saber tudo que vendeu para um cliente em particular, sem a informática, seu gasto será muito maior em perda de tempo, mão-de-obra, confiabilidade, rapidez etc., inclusive correndo o risco de que, quando acabe o levantamento, ele esteja desatualizado e não seja mais necessário para a tomada de uma certa decisão. Muito pior, não é?

Sob este aspecto, o investimento em informática pode sair bem barato na relação custo/benefício. Imagine a seguinte pergunta: Quanto deixarei de ganhar por não tomar a decisão mais correta? (a resposta até pode ser: perder o negócio).


Os investimentos nesta área envolvem:

- aquisição de hardware (micros, impressoras, scanners etc.);

- aquisição de licenças de uso de software (você compra apenas o direito de usar os programas em seu computador e deve ter uma licença do respectivo programa para cada micro que tiver na empresa. Ex.: 10 micros – 10 licenças de uso do sistema operacional, 10 licenças para editores de texto e assim por diante).
Não se iluda, achando que pode economizar neste tópico através da pirataria. A Lei Nº 9.609 de 19.02.1998 (Lei do Software) , deixa claro no seu artigo 12, a pena por esse ato: "Violar direitos de autor de programa de computador: Pena - Detenção de seis meses a dois anos ou multa."

Em 2005 foram registrados mais de R$ 3 milhões em indenizações pagas, nos casos de pirataria de software e violação dos direitos autorais, segundo o Informativo Semanal da Business Software Alliance (BSA) de 24/01/06.

Portanto, nunca utilize software pirata, mas caso você infelizmente possua alguma cópia, destrua ou regularize imediatamente a fim de evitar problemas. Para mais informações sobre o assunto, informe - se em www.regularize.com.br.

- aquisição de infra-estrutura de rede, para interligar os micros entre si ou a servidores – indispensável para permitir o trabalho em grupo e o acesso rápido a informações disponíveis na rede – tem tomado nova dimensão com o advento do uso de intranets1;

- conexão com a Internet2, através da contratação dos serviços de um provedor de acesso (ex: uol, aol, terra etc.) e da conexão (linha telefônica discada, speedy, ou outra modalidade);

- treinamento aos operadores no uso dos programas;

- assistência técnica para o hardware, software e infra-estrutura da rede.


Em se tratando dos programas a serem utilizados, existe uma vasta quantidade de ofertas no mercado, que abrangem inúmeras utilidades e que devem ser escolhidas conforme a necessidade de cada negócio.

Entretanto, dificilmente qualquer empresa poderá passar sem o uso de um editor de texto, uma planilha eletrônica, um gerenciador de banco de dados simples e um sistema operacional de rede.

É importante que seja levada em consideração a escolha dos softwares mais disseminados no mercado, seja pela facilidade que sua empresa terá em obter assistência técnica, facilidade de treinamento além de mão-de-obra abundante. Hoje você pode escolher entre os campeões de vendas, Windows como sistema operacional de
rede e Office como ferramenta de retaguarda, da Microsoft, ou opções abertas como Linux e Open Office ou mesmo as ferramentas online Textos e Planilhas do Google.


Por sua vez, para automatizar as atividades operacionais, nada melhor que um sistema integrado de gestão (ERP – Enterprise Resources Planning – Planejamento dos recursos da Empresa), que contém módulos destinados à automação de atividades de faturamento, controle de estoques, emissão de livros fiscais, emissão de folha de pagamento,
controle financeiro – incluindo contas a pagar, a receber e emissão do fluxo de caixa, controle da produção (se houver), da qualidade, contabilidade3, controle de ativos e outros, atualizando grandes bases de dados compartilhadas, como por exemplo o Microsoft SQL ou Oracle.


Os sistemas integrados de gestão existem nos mais variados tamanhos e preços. É uma ferramenta recomendada para negócios com faturamento superior a R$ 800 mil anuais.
Sua implantação pode levar de três a seis meses (mais do que isso já indica algo de errado no processo), conforme a complexidade de sua empresa e o grau de envolvimento de seu pessoal na implantação (ouça o que todos os envolvidos em sua utilização tem a dizer, não apenas o pessoal técnico).


Possuem valor de compra e implementação alto e, mesmo após finalizada sua implantação, podem não ser percebidas economias de recursos. Lembre-se que esse sistema não traz vantagens financeiras imediatas, tornando apenas a execução das atividades mais fáceis e confiáveis (após algum tempo de utilização, as informações contidas em seus bancos de dados passarão a ajudá-lo de diversas maneiras).


Aproveite para organizar o fluxo interno de informações durante a implantação, isso ajudará o sistema a operar bem. Uma forma prática de realizá-lo é através da implantação de um sistema de qualidade, caso ainda não o tenha, como a NBR ISO 9001, por exemplo. Aliada ao ERP, será extremamente valiosa na gestão da empresa.


No Brasil, podemos enumerar ERP’s do tipo R/3 da SAP, Datasul ou Protheus da Totvs/Microsiga. Em todo caso, antes de comprar qualquer um deles, peça junto ao vendedor uma lista de empresas usuárias e consiga dele visitas a algumas dessas empresas, escolhidas por você, a fim de verificar seu funcionamento na prática e o grau de satisfação delas no uso do sistema. Isso lhe dará uma boa idéia acerca de qual deles comprar, pois como trata-se de investimento alto tanto para aquisição quanto para implantação, você deve estar bem informado antes de fechar o negócio.


A informática, devido ao seu valor estratégico e sua complexidade, não deve ser deixada a cargo de "curiosos". Se sua empresa não tem porte para um cargo de diretor ou mesmo gerente de informática (formados na área), deve ter ao menos um Supervisor ou Consultor Externo especializado, a fim de que não se cometam erros de dimensionamento das necessidades e conseqüente estouro nos prazos de implantação, aumento de despesas não computadas inicialmente, ou pior, má escolha dos recursos e naufrágio da implantação.


Outro aspecto muito importante a levar em consideração, diz respeito à segurança dos dados da empresa.

Comenta-se muito sobre o perigo de ataques de "hackers" aos sistemas de empresas.

Uma pesquisa realizada recentemente pelo Gartner Group indica que a média em termos de valores resultado de ataques praticamente quintuplicou, passando de 257 dólares por vítima no ano de 2005, para 1.244 dólares em 20064 !


Isso significa que alguns cuidados devem ser tomados por você a fim de minimizar esse risco: manter backups periódicos (cópias de segurança dos dados e dos sistemas) a fim de poder retornar as informações em caso de pane ou ataque, de maneira a manter o negócio funcionando sem perdas; instalar antivírus, com atualização periódica, nos servidores e nas estações de trabalho a fim de impedir ataques, geralmente feitos pelo recebimento de arquivos infectados por vírus ou outros agentes maléficos, através do e-mail.


Muitos outros mecanismos de proteção podem (e devem) ser implementados (Proxy Servers, Firewalls etc.), a fim de reduzir os riscos. Porém, para que sejam eficazes, há necessidade de estarem devidamente parametrizados por profissionais capacitados, baseados em severas regras de uso.

Numa pesquisa anterior5, o Gartner Group citou quatro "vulnerabilidades" que facilitam os chamados "cyberataques":

- Comunicação com parceiros e fornecedores (afinal, não se pode confiar que eles sejam cuidadosos o suficiente no quesito de segurança);

- Projetos não integrados de segurança (é indispensável o auxílio de profissionais gabaritados, a fim de integrar todos os sistemas com segurança);

- Administração do sistema sem regras rígidas (deve-se estabelecer sempre quem pode e quem não pode acessar certos serviços no sistema e os graus de segurança de cada tipo de informações disponíveis nos sistemas da empresa);

- Falta de integração no gerenciamento dos riscos (por exemplo, de que adianta ter os usuários de uma rede acessando a Internet via um Proxy Server com sistemas de correio eletrônico como o Exchange da Microsoft, por exemplo, com todos os cuidados referentes ao que pode ser acessado, com antivírus atualizado e tudo mais, se for permitido que algum usuário da rede se conecte à Internet via linha discada, sem proteção? As regras têm de ser seguidas por todos).


Portanto, mesmo que custe um bom dinheiro manter a segurança dos dados de sua empresa, sempre será muito menos do que você tem a perder por negligenciá-la.

-------------------------------------------------------

Notas

1. "Intranet são redes privadas de empresas que utilizam a infra-estrutura de comunicação de dados da Internet [essencialmente o protocolo de comunicação TCP/IP e o ambiente gráfico do browser, como por exemplo, o Internet Explorer da Microsoft ou o gratuito Mozilla Firefox – N.A] para se comunicarem entre si ou com qualquer outra empresa conectada à Internet." – Fonte: Guia Internet de Conectividade da Cyclades, 1996.
Sua empresa pode criar várias páginas web de uso interno, como uma mini-Internet, e disponibilizar grandes quantidades de informação a seus funcionários, a fim de agilizar atividades, disseminar conhecimento e informações e, inclusive, acessar dados das aplicações principais da empresa, como, por exemplo, o ERP, de forma bastante simples e prática.


2. A Pesquisa sobre o uso das Tecnologias da Informação e da Comunicação no Brasil 2005, publicada pelo Comitê Gestor da Internet no Brasil (cgi.br) mostra que o uso da Internet no dia-a-dia das empresas brasileiras é bem grande (mais de 96%). O uso da rede por empresas menores é ligeiramente inferior. Segundo a pesquisa, as atividades mais realizadas pelas empresas na web foram os serviços financeiros e bancários (79%) e o monitoramento de mercado (56%). Apenas 27% das empresas usaram a rede para treinamento e educação. Somente 59% das empresas tem página na internet, negligenciando assim o marketing.
Ao não utilizarem (ou subutilizarem) a Internet, essas empresas deixam de usufruir de seu real potencial estratégico: procura de novos mercados, inclusive no exterior, e a possibilidade de efetuar compras conjuntas com outras empresas do setor, reduzindo assim os seus custos e aumentando suas chances de sobrevivência.


3. A Contabilidade é uma valiosa fonte de informação que permite conhecer melhor a empresa, através do histórico de seus registros. Os ERP’s permitem um uso rápido e adequado dessa informação, podendo gerar estatísticas e projeções relevantes ao negócio, que de outra forma permaneceriam desconhecidas.


4. HYPERLINK
"http://www.network1.com.br/noticia03.asp"http://www.network1.com.br/noticia03.asp -
Dicas Sonicwall ajudam usuários a se protegerem contra ataques phishing [ato de atrair alguém para um site falso na web – N.A.].

5. Revista Computer Reseller News – CRN, nº 150, de outubro de 2002. "Cyberataques" significa principalmente, o ataque de "hackers". Estes por sua vez, são pessoas que fazem acessos não autorizados, a um sistema. Apesar do perigo externo, sinto informar que 70% ou ainda mais, dos problemas com os sistemas e até mesmo roubo de informações, são feitos pelos próprios funcionários da empresa.